IGF-Leitfaden (Stand: April 2012)
7.1 Auszahlung von Fördermitteln
Voraussetzungen für die Auszahlung von angeforderten Fördermitteln sind, dass
- der Zuwendungsempfänger – d. h. der Erstzuwendungsempfänger bzw. der Letztzuwendungsempfänger – für die ausgezahlten Fördermittel aller im Rahmen der IGF geförderten Vorhaben ein Sonderkonto IGF bei einem Kreditinstitut eingerichtet hat, das einen vorhabenbezogenen Nachweis des Verbleibs und der Verwendung der Mittel gestattet. Wenn mehr als ein IGF-Vorhaben gefördert wird, genügt ein gemeinsames Sonderkonto IGF.
Bei Einrichtungen der öffentlichen Hand ist ein diesem Sonderkonto entsprechender Haushaltstitel einzurichten.
- der Zuwendungsbescheid bestandskräftig geworden ist,
- ggf. rechtswirksam abgeschlossene Weiterleitungsverträge vorliegen.
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Wird der Zuwendungsbescheid oder die voraussichtliche kassenmäßige Inanspruchnahme der festgelegten Jahresbeträge geändert, muss auch der Weiterleitungsvertrag geändert oder ergänzt werden. Die AiF benötigt in einem solchen Fall ein Exemplar der entsprechenden Vertragsänderung, damit wiederum die Voraussetzungen für die weitere Auszahlung angeforderter Fördermittel erfüllt sind.
Die Fördermittel können innerhalb eines Haushaltsjahres (HHJ) in Teilbeträgen (Abrufen) bis zur Höhe der im Einzelfinanzierungsplan kassenmäßig vorgesehenen Jahresbeträge abgerufen und ausgezahlt werden. Die kontinuierlichen Abrufe der Teilbeträge müssen sich am tatsächlichen Bedarf für das geförderte Forschungsvorhaben orientieren: Die Mittel dürfen nach Nr. 1.4 der ANBest-P nur insoweit und nicht eher angefordert werden, als sie innerhalb von 2 Monaten nach Auszahlung durch die AiF für fällige Zahlungen im Rahmen des bewilligten Vorhabens benötigt werden (Zwei-Monats-Frist). Als Zeitpunkt der Auszahlung gilt der dritte Tag nach Aufgabe des Überweisungsauftrags der AiF an die Deutsche Bundesbank, die ihrerseits im Allgemeinen am Tag der Aufgabe bucht. Die Fördermittel sind sparsam und zweckentsprechend zu verwenden.
Der Abruf jedes Teilbetrages muss mit dem Vordruck Mittelanforderung erfolgen und die zur Beurteilung des Mittelbedarfs erforderlichen Angaben enthalten.
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Bei der Verwendung des Vordrucks Mittelanforderung sind folgende Punkte zu beachten:
- Den Vordruck Mittelanforderung bitte nur 1-fach schicken, entweder als FAX oder als Original. Mehrfachsendungen sollen zur Vermeidung unnötigen Verwaltungsaufwands unterbleiben.
- Zur Vermeidung von Rückfragen unbedingt Nummer und Buchstabe (N, Z, E) des IGF-Vorhabens sowie Nummer der betroffenen Forschungsstelle angeben.
- In Spalte 2 bitte nur die im geltenden Einzelfinanzierungsplan bewilligten Ansätze eintragen, auch wenn zwischenzeitlich ein Antrag auf Änderung des Zuwendungsbescheides eingereicht, aber noch nicht beschieden wurde. Dies gilt gleichermaßen auch für die Angaben zum Bewilligungszeitraum.
- Die Pauschale für die Koordinierung eines transnationalen CORNET-Gesamtprojektes ist auf einer separaten Mittelanforderung anzufordern.
- Bitte links unten das Zieldatum eintragen, an dem der angeforderte Betrag auf dem Sonderkonto IGF verfügbar sein soll. Wenn die Mittelanforderung 15 Arbeitstage vor diesem Zieldatum in der AiF vorliegt, wird Fristenkongruenz sichergestellt. Damit lässt sich exakt kalkulieren, wann die 2-Monats-Frist beginnt und enden wird (Voraussetzung zur Vermeidung von Sollzinsen).
- Jede Mittelanforderung muss jeweils Unterschrift und Stempelabdruck der Forschungsvereinigung als Erstzuwendungsempfänger und der Forschungsstelle als Letztzuwendungsempfänger aufweisen; andernfalls wird die Mittelanforderung in der AiF nicht bearbeitet. Diese Unterschriftenregelung ermöglicht der AiF-Forschungsvereinigung eine wirksame Steuerung und Kontrolle des Mittelflusses.
- Bei der ersten Mittelanforderung (1. Abruf eines Teilbetrags der bewilligten Zuwendung) können diejenigen Ausgaben einbezogen werden, die nach Beginn des im Zuwendungsbescheid genannten Bewilligungszeitraums (Laufzeitbeginn) für die Durchführung des Vorhabens geleistet worden sind. Vor diesem Zeitpunkt verursachte Ausgaben sind nicht aus der Zuwendung finanzierungsfähig und dürfen nicht aus der Zuwendung gezahlt und abgerechnet werden; ausgenommen hiervon sind Ausgaben in Folge von ab dem Zeitpunkt der Bestandskraft des Zuwendungsbescheides abgeschlossenen Liefer- und Leistungsverträgen.
Die Forschungsstelle muss der AiF-Forschungsvereinigung ihren Mittelbedarf so rechtzeitig mitteilen, dass die letzte Mittelanforderung für ein über das Jahresende hinauslaufendes Vorhaben spätestens am 30. September bei der AiF vorliegt. Die AiF wird den Anforderungsbetrag zum gewünschten Zieldatum überweisen. Der spätest mögliche Zeitpunkt für die Überweisung angeforderter Fördermittel wird durch den Kassenschluss der Bundeskasse (Mitte Dezember) bestimmt.
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Eine Auflistung der Dokumente, auf die der IGF-Leitfaden Bezug nimmt, finden Sie unter Vordrucke bzw. Rechtsgrundlagen, Arbeitshilfen und Muster.
