Die AiF-Forschungsvereinigung bzw. die Forschungsstelle ist verpflichtet, alle das IGF-Vorhaben betreffenden Originalbelege (Gehaltsbescheinigungen, Rechnungen, Ein- und Auszahlungsbelege, Belege über vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vAW) etc.) bis 5 Jahre nach Vorlage des Schlussnachweises aufzubewahren.

Von der AiF-Forschungsvereinigung als Erstzuwendungsempfänger sind der AiF vorzulegen:

• der Zwischennachweis für ein abgelaufenes Haushaltsjahr binnen drei Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres, falls der Zuwendungszweck im abgelaufenen Haushaltsjahr noch nicht erfüllt worden ist.
  
  Ein Zwischenbericht darf mit dem nächst fälligen Sachbericht verbunden werden, wenn der Berichtszeitraum für ein Haushaltsjahr 3 Monate nicht überschreitet.

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  Beispiel: Für ein Vorhaben, dessen Laufzeit am 1. Oktober beginnt und nach eineinhalb Jahren am 31. März des übernächsten Jahres endet, ist insgesamt nur ein Sachbericht erforderlich.


• der Schlussnachweis binnen vier Monaten nach Ende des Bewilligungszeitraums.

Für externe Forschungsstellen als Letztzuwendungsempfänger gelten entsprechend frühere Termine, die im Weiterleitungsvertrag zwischen der AiF-Forschungsvereinigung und der jeweiligen Forschungsstelle zu vereinbaren sind.

Bei Nichteinhaltung der Fristen durch die AiF-Forschungsvereinigung als Erstzuwendungsempfänger wird die AiF die in diesem Fall erforderlichen Maßnahmen einleiten.

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Als aus der Zuwendung finanzierungsfähige Personalausgaben werden im zahlenmäßigen Nachweis (bZ) die im Bewilligungszeitraum verursachten und bei der Durchführung des bewilligten Vorhabens tatsächlich entstandenen Ausgaben für die am Vorhaben beteiligten Mitarbeiter/innen entsprechend den nachfolgenden Regelungen anerkannt.

Es sind grundsätzlich die laut Arbeitsvertrag tatsächlich gezahlten Bruttoentgelte (einschließlich der darauf entfallenden Beitragsanteile des Arbeitgebers zur gesetzlichen Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) aus den Einzelansätzen A.1 bis A.3 finanzierungsfähig. Hierzu zählen nicht die Ausgaben für Bruttoentgelte (einschließlich der darauf entfallenden Beitragsanteile des Arbeitgebers zur gesetzlichen Sozialversicherung), die mit der Pauschale für Personalausgaben oder der Pauschale für Sonstige Ausgaben abgegolten sind. Die aus den Einzelansätzen A.1 bis A.3 finanzierungsfähigen Bruttoentgelte sind in der Höhe begrenzt.

Nicht zuwendungsfähig sind

• Personalausgaben für Mitarbeiter/innen ohne Arbeitsvertrag mit der Forschungsstelle,


• Personalausgaben, soweit sie durch öffentliche Haushalte gedeckt sind,


• zusätzliche Vergütungen für Mitarbeiter/innen, die bereits aus anderen Mitteln eine Vergütung erhalten,


• Vergütungen für Institutsleiter/innen und sonstige geschäftsführende Bedienstete,


• Ausgaben für Verpflichtungen aus dem Arbeitsverhältnis, die über den Bewilligungszeitraum hinausgehen.

Soweit nicht anders gefordert sind die von der AiF bereitgestellten Vordrucke Sammelbeleg für Personalausgaben und Beleg über Beschäftigungszeiten als Beleg der Personalausgaben zu verwenden.

Für die Abgeltung von Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld bzw. Jahressonderzahlung wird insgesamt eine Pauschale für Personalausgaben (Einzelansatz A.4) als aus der Zuwendung finanzierungsfähig anerkannt. Die Pauschale wird prozentual ermittelt und ist in der Höhe begrenzt.

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Von einem Einzelnachweis über die Verwendung des pauschalierten Betrages wird abgesehen. Der Abrechnungsmodus zur Pauschale für Personalausgaben (z.B. jährlich, quartalsweise, monatlich) ist nicht festgelegt.

Für Einrichtungen der Fraunhofer-Gesellschaft gilt eine Sonderregelung.

Im Einzelansatz Ausgaben für Gerätebeschaffung werden alle notwendigen Ausgaben für Gegenstände (Geräte) als aus der Zuwendung finanzierungsfähig anerkannt, die im jeweils gültigen Einzelfinanzierungsplan aufgeführt sind und deren tatsächlicher Beschaffungswert jeweils den Betrag von 2.500 € (einschließlich Umsatzsteuer) übersteigt. Rabatte, Skonti und/oder sonstige Nachlässe sind auszunutzen .

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Bei der Beschaffung ist die Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) zu beachten.

Nicht zuwendungsfähig sind Ausgaben für

• Gegenstände, die der Grundausstattung der Forschungsstelle zuzurechnen sind,


• Instandhaltung,


• Instandsetzung, Reparatur,


• Versicherung.

Zum Beleg der Ausgaben für Gerätebeschaffung werden im Fall einer vertieften Prüfung die Originalbelege und die Dokumentation nach § 20 VOL/A angefordert.

Bei einem einer Forschungsstelle bewilligten Großgerät ab 50.000 € (einschließlich Umsatzsteuer) muss der Erstzuwendungsempfänger gemäß Auflage im Zuwendungsbescheid zwei Monate vor Ende des Bewilligungszeitraums konkret erläutern, wie das aus der Zuwendung beschaffte Großgerät nach Ende des Bewilligungszeitraumes für Zwecke der IGF weiterverwendet werden soll. Diese Erläuterung ist dem BMWi über die AiF zuzuleiten.

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Ist die Weiterverwendung eines Gerätes über 2.500 € Beschaffungswert (einschließlich Umsatzsteuer) durch den Letztzuwendungsempfänger innerhalb der Bindungsfrist von fünf Jahren seit der Beschaffung nicht möglich, so ist dieser Gegenstand

• einer anderen Forschungsstelle für Zwecke der Gemeinschaftsforschung zu überlassen


• zu veräußern

oder

• es ist dessen Restwert abzugelten.

Der Erstzuwendungsempfänger hat dazu, einschließlich zum Verbleib eines eventuellen Veräußerungserlöses, über die AiF eine Entscheidung des BMWi herbeizuführen.

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Alle aus der Zuwendung beschafften Gegenstände, deren Anschaffungswert 410 € (ohne Umsatzsteuer) übersteigt, sind zu inventarisieren. Über Gegenstände mit einem Beschaffungswert bis zu 2.500 € (einschließlich Umsatzsteuer) können die Letztzuwendungsempfänger nach Ende des Bewilligungszeitraums frei verfügen. Gegenstände, deren Beschaffungswert 2.500 € (einschließlich Umsatzsteuer) übersteigt, sind in die Gerätebestandsliste einzutragen.

In diesem Einzelansatz werden alle notwendigen Ausgaben für Leistungen Dritter als aus der Zuwendung finanzierungsfähig anerkannt, die im jeweils gültigen Einzelfinanzierungsplan aufgeführt sind. Rabatte, Skonti und/oder sonstige Nachlässe sind auszunutzen.

Bei der Vergabe von Aufträgen an Dritte ist die Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) zu beachten.

Zum Beleg der Ausgaben für Leistungen Dritter werden im Fall einer vertieften Prüfung die Originalbelege, der Vertrag und die Dokumentation nach § 20 VOL/A angefordert. Rechnungsbelege können hilfsweise als Verträge anerkannt werden, wenn aus ihnen hervorgeht, dass ein Auftragsverhältnis über die bewilligten Leistungen Dritter tatsächlich zustande gekommen ist.

Für Sonstige Ausgaben wird eine Pauschale als aus der Zuwendung finanzierungsfähig anerkannt. Die Pauschale wird prozentual ermittelt und ist in der Höhe begrenzt.

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Damit sind alle weiteren projektbezogenen Ausgaben abgegolten.

Die Pauschale muss der Forschungsstelle in vollem Umfang zu Gute kommen. Von einem Einzelnachweis der Verwendung des pauschalierten Betrages wird abgesehen. Der Abrechnungsmodus zur Pauschale für Sonstige Ausgaben (z.B. jährlich, quartalsweise, monatlich) ist nicht festgelegt.

Im zahlenmäßigen Nachweis (vAW) sind von der AiF-Forschungsvereinigung als Erstzuwendungsempfänger die tatsächlichen vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vAW) aufzuführen. Dabei können auch vAW berücksichtigt werden, die ursprünglich nicht geplant und daher im Gesamtfinanzierungsplan und den Erläuterungen zum Gesamtfinanzierungsplan nicht genannt sind. Es ist für die Anerkennung von vAW nicht relevant, ob die leistende Stelle der Wirtschaft Mitglied im Projektbegleitenden Ausschuss ist.

Grundsätzlich müssen vAW in einem angemessenen Umfang erbracht werden. Daher sind mit der Schlussabrechnung (vAW) erhebliche Abweichungen von der ursprünglichen Planung zu begründen. Als erheblich wird eine Unterschreitung von mehr als 30 % betrachtet.

Für die einzelnen vAW-Positionen gelten die nachstehend unter Details dargestellten Besonderheiten:

• Vorhabenbezogene Geldleistungen (Position GL)

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  Als vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vAW) anerkannt werden Geldleistungen der Wirtschaft, soweit sie vorhabenbezogen für

  • Personalausgaben (z.B. Entgelte oberhalb der Höchstsätze für Personalausgaben),
  • Ausgaben für Gerätebeschaffung über 2.500 € (einschließlich Umsatzsteuer),
  • Ausgaben für Leistungen Dritter

  eingesetzt wurden.

  Zum Beleg der vorhabenbezogenen Geldleistungen werden im Fall einer vertieften Prüfung als Nachweis der Herkunft Bankbelege angefordert, aus denen eindeutig der Bezug zum jeweiligen IGF-Vorhaben, die Höhe des Betrages sowie Angaben zum Spender ersichtlich sein müssen. Zum Nachweis der Verwendung der Geldleistungen gelten die Ausführungen zum zahlenmäßigen Nachweis (bZ) entsprechend.

• Vorhabenbezogene Sachleistungen (Position SL)

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  Als vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vAW)  anerkannt werden

  • die unentgeltliche Bereitstellung von Material,
  • die Schenkung von Geräten,
  • die befristete, unentgeltliche Überlassung von Geräten zur Nutzung in der Forschungsstelle,
  • ein in einer Rechnung ausgewiesener Rabatt.

  Nicht berücksichtigt werden Einzelbelege unter 100 €.

  Als Beleg ist idealerweise der hierfür von der AiF zur Verfügung gestellte Vordruck zu verwenden.

• Vorhabenbezogene Dienstleistungen (Position DL)

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  Als vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vAW)  anerkannt werden

  • die unentgeltliche Überlassung von Personal im Unternehmen (pauschal bewertet mit 90 € pro Stunde),
  • die unentgeltliche Überlassung von Personal in der Forschungsstelle (pauschal bewertet mit 1.000 € pro Tag),
  • die unentgeltliche Erbringung von Leistungen Dritter.

  Nicht berücksichtigt werden Einzelbelege unter 100 €.

  Als Beleg ist idealerweise der hierfür von der AiF zur Verfügung gestellte Vordruck zu verwenden.

• Aufwendungen für die Bereitstellung von Versuchsanlagen und Geräten im Unternehmen (Position BV)

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  Als vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vAW)  anerkannt wird die befristete, unentgeltliche Überlassung von nicht mit öffentlichen Mitteln beschafften Versuchsanlagen bzw. Geräten zur vorhabenbezogenen Nutzung im Unternehmen.

  Nicht berücksichtigt werden Einzelbelege unter 100 €.

  Als Beleg ist idealerweise der hierfür von der AiF zur Verfügung gestellte Vordruck zu verwenden.

• Aufwendungen der Wirtschaft für den Projektbegleitenden Ausschuss (Position AP)

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  Als vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vAW)  anerkannt werden die Aufwendungen der Wirtschaft für ihre Teilnahme an Sitzungen des Projektbegleitenden Ausschusses (pauschal bewertet mit 1.000 € pro Sitzung je vertretenem Unternehmen / Verband / Forschungsvereinigung, ggf. gleichmäßig verteilt auf die in der Sitzung behandelten, laufenden IGF-Vorhaben).

  Nicht berücksichtigt wird die Teilnahme von Angehörigen des öffentlichen Dienstes sowie von Angehörigen der durchführenden Forschungsstelle(n).

  Zum Beleg der Teilnahme an einer Sitzung des Projektbegleitenden Ausschusses ist neben der individuellen Tagesordnung mit projektspezifischen Angaben (Vorhabennummer laut Zuwendungsbescheid, Bewilligungszeitraum, Forschungsthema/Kurzform) die Teilnehmerliste für den Fall einer vertieften Prüfung bereitzuhalten. Dazu ist der von der AiF zur Verfügung gestellte Vordruck Teilnehmerliste zu verwenden.

Im Sachbericht sind die Verwendung der Zuwendung sowie das durch die Förderung erzielte Ergebnis im Einzelnen darzustellen und den vorgegebenen Zielen gegenüberzustellen. Dabei ist auf die wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen Nachweises einzugehen, d.h. auf den Einsatz von wissenschaftlich-technischem Personal, Geräten mit einem Beschaffungswert über 2.500 € (einschließlich Umsatzsteuer) und Leistungen Dritter. Ferner ist die Notwendigkeit und Angemessenheit der geleisteten Arbeit zu erläutern.

Im Sachbericht ist darüber hinaus in einem fortgeschriebenen und ggf. ergänzten bzw. geänderten Plan zum Ergebnistransfer in die Wirtschaft darzulegen, welche der geplanten Transfermaßnahmen im bisherigen Verlauf dieses Projektes bereits durchgeführt wurden und ggf. im weiteren Verlauf sowie nach Projektende noch durchgeführt werden sollen.

Die Sachberichte sind mit einem Titelblatt zu versehen. Dazu sind die von der AiF zur Verfügung gestellten Vordrucke zu verwenden.

Die je nach Art des Sachberichts geltenden Besonderheiten sind nachstehend unter Details dargestellt:

• Zwischenbericht

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  Der Zwischenbericht soll maximal 8 Seiten umfassen. Es ist wichtig, dass es sich um einen – auch für den Nichtfachmann – leicht verständlichen und gut lesbaren Text in deutscher Sprache handelt, der trotz der knappen Darstellungsweise die vorgenannten Anforderungen an einen Sachbericht erfüllt.

  Die für den Zwischenbericht zu verwendende Gliederung ist vorgegeben.

  Wird ein Vorhaben von mehreren Forschungsstellen durchgeführt, so ist sowohl die Erstellung eines gemeinsamen Zwischenberichtes als auch die Anfertigung getrennter Berichte der einzelnen Forschungsstellen zulässig. Im Falle getrennter Zwischenberichte sind diese vom jeweiligen verantwortlichen Projektleiter auf dem Titelblatt zu unterschreiben. Bei der Anfertigung eines gemeinsamen Zwischenberichtes ist es ausreichend, wenn das Titelblatt die Unterschrift des Projektleiters der federführenden Forschungsstelle trägt.

• Schlussbericht

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  Der Schlussbericht muss neben den vorgenannten Anforderungen an einen Sachbericht insbesondere enthalten:

  • Zu Beginn eine 1-seitige Zusammenfassung in deutscher Sprache, aus der die erzielten Ergebnisse der Forschungsarbeiten knapp und informativ hervorgehen. Die Zusammenfassung muss eine abschließende Bewertung mit der Schlussfolgerung enthalten:
    
    Das Ziel des Vorhabens wurde erreicht / teilweise erreicht / nicht erreicht;
  
  
  • Darstellung des wissenschaftlich-technischen und wirtschaftlichen Nutzens der erzielten Ergebnisse insbesondere für KMU sowie ihres innovativen Beitrags und ihrer industriellen Anwendungsmöglichkeiten;
  
  
  • Zusammenstellung aller Arbeiten, die im Zusammenhang mit dem Vorhaben veröffentlicht wurden oder in Kürze veröffentlicht werden sollen;
  
  
  • Angaben über gewerbliche Schutzrechte, sofern sie erworben wurden oder ihre Anmeldung beabsichtigt ist (detaillierte Regelungen zu Schutzrechten sind den jeweiligen Zuwendungsbescheiden bzw. Weiterleitungsverträgen zu entnehmen);
  
  
  • Einschätzung zur Realisierbarkeit des vorgeschlagenen und aktualisierten Transferkonzepts;
  
  
  • Hinweis auf die Förderung durch das BMWi über die AiF (Förderhinweis).

  Sind an einem Vorhaben mehr als eine Forschungsstelle beteiligt, muss ein gemeinsamer Schlussbericht die Ergebnisse aller beteiligten Forschungsstellen zum Ausdruck bringen.

  Der Schlussbericht muss von dem für die Durchführung des Forschungsvorhabens verantwortlichen Projektleiter unterschrieben werden. Bei mehreren beteiligten Forschungsstellen sind die Unterschriften aller beteiligten Projektleiter erforderlich.

  Verzögert sich die Abgabe des Schlussberichts aus triftigem Grund, muss von der Forschungsvereinigung ein Antrag auf Verlängerung der Frist zur Abgabe des Schlussberichts gestellt werden. Es ist jedoch zu beachten, dass ein Schlussnachweis ohne Schlussbericht unvollständig ist und eine Auszahlung des Restbetrages in Höhe von 5 % der Zuwendung erst erfolgen kann, wenn der AiF der vollständige Schlussnachweis vorliegt und der Anspruch auf Auszahlung des Restbetrages von der IGF-Revision der AiF festgestellt wurde.

Die IGF-Revision der AiF hat regelmäßig in einem ersten Schritt festzustellen, ob nach den Angaben im Nachweis Anhaltspunkte für die Geltendmachung eines Erstattungsanspruchs gegeben sind (kursorische Prüfung).

In einem zweiten Schritt, der auf Stichproben beschränkt werden kann, sind die Nachweise vertieft zu prüfen. Im Rahmen der vertieften Prüfung ist zu prüfen, ob

• der Zwischen- oder Schlussnachweis den im Zuwendungsbescheid (einschließlich der Nebenbestimmungen) festgelegten Anforderungen entspricht,


• die Zuwendung nach den Angaben im Zwischen- oder Schlussnachweis und gegebenenfalls den Belegen und Verträgen über die Vergabe von Aufträgen zweckentsprechend verwendet worden ist

Die Prüfung kann nach Aktenlage und/oder im Rahmen einer örtlichen Prüfung beim Zuwendungsempfänger erfolgen.

Die IGF-Revision der AiF erstellt über jedes geförderte Forschungsvorhaben einen abschließenden Prüfbericht, der dem BMWi zusammen mit den Nachweisen vorzulegen ist.