IGF-Leitfaden (Stand: April 2012)
9.5 Zahlenmäßiger Nachweis (bZ)
9.5.1 Personalausgaben (Einzelansätze A.1 bis A.4)
Als aus der Zuwendung finanzierungsfähige Personalausgaben werden im zahlenmäßigen Nachweis (bZ) die im Bewilligungszeitraum verursachten und bei der Durchführung des bewilligten Vorhabens tatsächlich entstandenen Ausgaben für die am Vorhaben beteiligten Mitarbeiter/innen entsprechend den nachfolgenden Regelungen anerkannt.
Es sind grundsätzlich die laut Arbeitsvertrag tatsächlich gezahlten Bruttoentgelte (einschließlich der darauf entfallenden Beitragsanteile des Arbeitgebers zur gesetzlichen Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) aus den Einzelansätzen A.1 bis A.3 finanzierungsfähig. Hierzu zählen nicht die Ausgaben für Bruttoentgelte (einschließlich der darauf entfallenden Beitragsanteile des Arbeitgebers zur gesetzlichen Sozialversicherung), die mit der Pauschale für Personalausgaben oder der Pauschale für Sonstige Ausgaben abgegolten sind. Die aus den Einzelansätzen A.1 bis A.3 finanzierungsfähigen Bruttoentgelte sind in der Höhe begrenzt.
Nicht zuwendungsfähig sind
- Personalausgaben für Mitarbeiter/innen ohne Arbeitsvertrag mit der Forschungsstelle,
- Personalausgaben, soweit sie durch öffentliche Haushalte gedeckt sind,
- zusätzliche Vergütungen für Mitarbeiter/innen, die bereits aus anderen Mitteln eine Vergütung erhalten,
- Vergütungen für Institutsleiter/innen und sonstige geschäftsführende Bedienstete,
- Ausgaben für Verpflichtungen aus dem Arbeitsverhältnis, die über den Bewilligungszeitraum hinausgehen.
Soweit nicht anders gefordert sind die von der AiF bereitgestellten Vordrucke Sammelbeleg für Personalausgaben und Beleg über Beschäftigungszeiten als Beleg der Personalausgaben zu verwenden.
Für die Abgeltung von Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld bzw. Jahressonderzahlung wird insgesamt eine Pauschale für Personalausgaben (Einzelansatz A.4) als aus der Zuwendung finanzierungsfähig anerkannt. Die Pauschale wird prozentual ermittelt und ist in der Höhe begrenzt.
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- Der Prozentsatz zur Berechnung der Pauschale für Personalausgaben ergibt sich aus dem Zuwendungsbescheid. Dieser Prozentsatz bleibt über den gesamten Bewilligungszeitraum des Vorhabens unverändert.
- Die Bemessungsgrundlage ist die Summe der aus der Zuwendung finanzierungsfähigen Personalausgaben in den Einzelansätzen A.1 bis A.3.
- Das Produkt aus Prozentsatz und Bemessungsgrundlage darf maximal bis zur Höhe des im gültigen Einzelfinanzierungsplan genannten Einzelansatzes A.4 abgerechnet werden.
Von einem Einzelnachweis über die Verwendung des pauschalierten Betrages wird abgesehen. Der Abrechnungsmodus zur Pauschale für Personalausgaben (z.B. jährlich, quartalsweise, monatlich) ist nicht festgelegt.
Für Einrichtungen der Fraunhofer-Gesellschaft gilt eine Sonderregelung.
9.5.2 Ausgaben für Gerätebeschaffung (Einzelansatz B.)
Im Einzelansatz Ausgaben für Gerätebeschaffung werden alle notwendigen Ausgaben für Gegenstände (Geräte) als aus der Zuwendung finanzierungsfähig anerkannt, die im jeweils gültigen Einzelfinanzierungsplan aufgeführt sind und deren tatsächlicher Beschaffungswert jeweils den Betrag von 2.500 € (einschließlich Umsatzsteuer) übersteigt. Rabatte, Skonti und/oder sonstige Nachlässe sind auszunutzen .
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Wenn für ein im Einzelfinanzierungsplan bewilligtes Gerät mit einem ursprünglich veranschlagten Beschaffungswert von mehr als 2.500 € (einschließlich Umsatzsteuer) schließlich nur ein Beleg mit einem Betrag bis zu 2.500 € (einschließlich Umsatzsteuer) vorgelegt werden kann (nach Abzug von Rabatt, Skonto; einschließlich Umsatzsteuer), dann ist dieses Gerät nicht mehr aus diesem Einzelansatz abrechenbar, sondern ist aus der Pauschale für Sonstige Ausgaben zu finanzieren.
Bei der Beschaffung ist die Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) zu beachten.
Nicht zuwendungsfähig sind Ausgaben für
- Gegenstände, die der Grundausstattung der Forschungsstelle zuzurechnen sind,
- Instandhaltung,
- Instandsetzung, Reparatur,
- Versicherung.
Zum Beleg der Ausgaben für Gerätebeschaffung werden im Fall einer vertieften Prüfung die Originalbelege und die Dokumentation nach § 20 VOL/A angefordert.
Bei einem einer Forschungsstelle bewilligten Großgerät ab 50.000 € (einschließlich Umsatzsteuer) muss der Erstzuwendungsempfänger gemäß Auflage im Zuwendungsbescheid zwei Monate vor Ende des Bewilligungszeitraums konkret erläutern, wie das aus der Zuwendung beschaffte Großgerät nach Ende des Bewilligungszeitraumes für Zwecke der IGF weiterverwendet werden soll. Diese Erläuterung ist dem BMWi über die AiF zuzuleiten.
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Bei einer Weiterverwendung in einem aus Haushaltsmitteln des BMWi geförderten Vorhaben der IGF ist hierbei die jeweilige Vorhaben-Nummer laut Zuwendungsbescheid anzugeben.
Werden die Gegenstände in eigenfinanzierten Forschungsvorhaben weiterverwendet, welche die Kriterien der IGF erfüllen, ist die Zweckbestimmung IGF ebenfalls gegeben, wenn alle Kriterien der Definition für die IGF erfüllt sind. In diesen Fällen ist in der Erläuterung zur Weiterverwendung des Großgeräts zu jedem einzelnen Kriterium Stellung zu nehmen.
Wenn für ein IGF-Vorhaben ein Großgerät beantragt und bewilligt wurde, ist das Hinweisblatt Weiterverwendung von Großgeräten zu beachten. Dieses Hinweisblatt enthält auch ein Berechnungsbeispiel für die Restwertermittlung von Geräten.
Ist die Weiterverwendung eines Gerätes über 2.500 € Beschaffungswert (einschließlich Umsatzsteuer) durch den Letztzuwendungsempfänger innerhalb der Bindungsfrist von fünf Jahren seit der Beschaffung nicht möglich, so ist dieser Gegenstand
- einer anderen Forschungsstelle für Zwecke der Gemeinschaftsforschung zu überlassen
- zu veräußern
oder
- es ist dessen Restwert abzugelten.
Der Erstzuwendungsempfänger hat dazu, einschließlich zum Verbleib eines eventuellen Veräußerungserlöses, über die AiF eine Entscheidung des BMWi herbeizuführen.
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Bei Überlassung der Gegenstände an eine andere Forschungsstelle ist wie bei eigener Weiterverwendung die Zweckbestimmung IGF zu belegen. Die zur Weiterverwendung eines Großgeräts aufgeführten Hinweise gelten daher entsprechend.
Der Restwert ist taggenau entsprechend der linearen Abschreibung auf Basis einer Gesamtnutzungsdauer gemäß Absetzung für Abnutzung (AfA) zu ermitteln. Im Falle einer Restwertabgeltung ist dieser nach Nr. 8.5 AN-Best-P grundsätzlich mit dem ersten Tag nach Ende des Bewilligungszeitraums nach den Bestimmungen im Zuwendungsbescheid zu verzinsen. Werden die Gegenstände nach Ende des Bewilligungszeitraums in einem anderen Forschungsvorhaben für Zwecke der IGF weiterverwendet und endet die zweckbestimmte Verwendung vor Ablauf von fünf Jahren seit der Beschaffung, so ist der dann maßgebliche Restwert mit Beginn der nicht mehr zweckbestimmten Verwendung nach den Bestimmungen im Zuwendungsbescheid zu verzinsen.
Alle aus der Zuwendung beschafften Gegenstände, deren Anschaffungswert 410 € (ohne Umsatzsteuer) übersteigt, sind zu inventarisieren. Über Gegenstände mit einem Beschaffungswert bis zu 2.500 € (einschließlich Umsatzsteuer) können die Letztzuwendungsempfänger nach Ende des Bewilligungszeitraums frei verfügen. Gegenstände, deren Beschaffungswert 2.500 € (einschließlich Umsatzsteuer) übersteigt, sind in die Gerätebestandsliste einzutragen.
9.5.3 Ausgaben für Leistungen Dritter (Einzelansatz C.)
In diesem Einzelansatz werden alle notwendigen Ausgaben für Leistungen Dritter als aus der Zuwendung finanzierungsfähig anerkannt, die im jeweils gültigen Einzelfinanzierungsplan aufgeführt sind. Rabatte, Skonti und/oder sonstige Nachlässe sind auszunutzen.
Bei der Vergabe von Aufträgen an Dritte ist die Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) zu beachten.
Zum Beleg der Ausgaben für Leistungen Dritter werden im Fall einer vertieften Prüfung die Originalbelege, der Vertrag und die Dokumentation nach § 20 VOL/A angefordert. Rechnungsbelege können hilfsweise als Verträge anerkannt werden, wenn aus ihnen hervorgeht, dass ein Auftragsverhältnis über die bewilligten Leistungen Dritter tatsächlich zustande gekommen ist.
9.5.4 Pauschale für Sonstige Ausgaben (Einzelansatz D.)
Für Sonstige Ausgaben wird eine Pauschale als aus der Zuwendung finanzierungsfähig anerkannt. Die Pauschale wird prozentual ermittelt und ist in der Höhe begrenzt.
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- Der Prozentsatz beträgt derzeit 20 % und bleibt über den gesamten Bewilligungszeitraum des Vorhabens unverändert.
- Die Bemessungsgrundlage ist die Summe der aus der Zuwendung finanzierungsfähigen Personalausgaben in den Einzelansätzen A.1 bis A.4 und der aus der Zuwendung finanzierungsfähigen Geräteausgaben im Einzelansatz B (soweit die Geräteausgaben den Gesamtbetrag von 50.000 € nicht übersteigen).
- Das Produkt aus Bemessungsgrundlage und Prozentsatz darf maximal bis zur Höhe des im gültigen Einzelfinanzierungsplan genannten Einzelansatzes D abgerechnet werden.
Damit sind alle weiteren projektbezogenen Ausgaben abgegolten.
Die Pauschale muss der Forschungsstelle in vollem Umfang zu Gute kommen. Von einem Einzelnachweis der Verwendung des pauschalierten Betrages wird abgesehen. Der Abrechnungsmodus zur Pauschale für Sonstige Ausgaben (z.B. jährlich, quartalsweise, monatlich) ist nicht festgelegt.
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Eine Auflistung der Dokumente, auf die der IGF-Leitfaden Bezug nimmt, finden Sie unter Vordrucke bzw. Rechtsgrundlagen, Arbeitshilfen und Muster.
