zur Startseite

FAQ Projektabrechnung

Woraus besteht ein Nachweis?

Jeder Nachweis besteht aus mehreren zahlenmäßigen Teilen (Abrechnungen: Verwendung der Zuwendung und vorhabenbezogene Aufwendungen der Wirtschaft) sowie einem Berichtsteil (Sachbericht: Zwischen- oder Schlussbericht).

Welche Fristen gelten für Vorlage der Nachweise?

Für den Erstempfänger (siehe auch IGF-Leitfaden, Kap. 9.3):

  • Der Zwischennachweis für ein abgelaufenes Haushaltsjahr ist binnen vier Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres vorzulegen.
  • Ausnahme: Ein Zwischenbericht ist mit dem nächst fälligen Sachbericht zu verbinden, wenn der Berichtszeitraum für ein Haushaltsjahr drei Monate nicht überschreitet. Dies gilt nicht für die jeweilige Zwischenabrechnung.
  • Der Schlussnachweis ist binnen sechs Monaten nach Ende des Bewilligungszeitraums vorzulegen.

Für Letztempfänger:

Die Fristen zur Vorlage beim Letztempfänger (Forschungsvereinigung) entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Weiterleitungsvertrag.

Welche Mitteilungspflichten gibt es?

Die Mitteilungspflichten werden in den ANBest-P benannt

 

Beispiele hierfür sind:

  • Überschreitung der im Einzelfinanzierungsplan angegebenen Personenmonate bei wissenschaftlich-technischem Personal
  • Änderung bei der Beschaffung von Geräten oder Leistungen Dritter
  • Wegfall / Nichtinanspruchnahme bewilligter Ausgaben
  • Änderung der Jahresraten

 

Welche Personalausgaben werden finanziert?

Personalausgaben werden aus verschiedenen Einzelansätzen finanziert.

Das IGF-Brutto wird aus A.1 bis A.3 finanziert.

Sonderzuwendungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld sind mit der Pauschale für Personalausgaben (A.4) abgegolten (s. IGF-Leitfaden 3.1.1 und 9.5.1).

Die Pauschale für Sonstige Ausgaben (D.) beinhaltet u.a. Essensgeld, Umlagen für Entgeltfortzahlung, Mutterschutz (s. IGF-Leitfaden 3.1.4 und 9.5.4)

Welche Mitarbeiter können abgerechnet werden?

Personal, das beantragt und bewilligt wurde, kann bis zu den jeweiligen Höchstsätzen für Personalausgaben auch abgerechnet werden.

Nicht abgerechnet werden dürfen jedoch folgende Personalausgaben:

  • für Mitarbeiter/innen ohne Arbeitsvertrag mit der Forschungseinrichtung
  • für Personalausgaben, die bereits durch öffentliche Haushalte gedeckt sind
  • für zusätzliche Vergütungen von Personal, das bereits aus anderen Mitteln eine Vergütung erhält
  • für Institutsleiter/innen und sonstige geschäftsführende Bedienstete
  • Verpflichtungen aus dem Arbeitsverhältnis, die über den Bewilligungszeitraum hinausgehen

Inwieweit darf vom Einzelfinanzierungsplan abgewichen werden?

Ohne Stellung eines Änderungsantrages sind folgende Abweichungen erlaubt (s. auch Behandlung von notwendigen Änderungsmaßnahmen):

  1. Personenmonate
    Die bewilligten Personenmonate für wissenschaftlich-techisches Personal (Einzelansatz A.1) dürfen nur nach vorheriger Mitteilung an die AiF um bis zu 20% überzogen werden (s. Rundschreiben vom 12. April 2012)
     
  2. Personaleinsatz
    Die Forschungseinrichtungen können den Personaleinsatz innerhalb des jeweiligen Einzelansatzes entsprechend den Erfordernissen eigenständig vornehmen. Die wissenschaftliche Betreuung des Vorhabens muss sichergestellt sein; daher müssen wissenschaftliche Mitarbeiter (HPA A) im Umfang von mindestens 50% der für sie beantragten Einsatzzeit tatsächlich für die Bearbeitung des IGF-Vorhabens eingesetzt werden.
     
  3. Personalausgaben
    Die Einzelansätze im bewilligten Einzelfinanzierungsplan dürfen um bis zu 20% überschritten werden, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Einzelansätzen ausgeglichen werden kann, z.B.:
  • bewilligtes Personal in einem Einzelansatz wird teurer
  • bewilligtes Gerät wird teurer
  • bewilligte Leistungen Dritter werden teurer

    Die zugelassene Überschreitung der Einzelansätze gilt nicht für die pauschalierten "Personalausgaben" und "Sonstige Ausgaben"

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Unterlagen?

Sowohl Forschungsvereinigungen als auch Forschungseinrichtungen sind im Rahmen der IGF verpflichtet; Originalbelege bis fünf Jahre nach Vorlage des Schlussnachweises aufzubewahren (siehe IGF-Leitfaden, Kap. 9.1). Die Aufzeichnung und Dokumentation von Daten, die als Grundlage für Veröffentlichungen dienen, müssen auf haltbaren und gesicherten Trägern in der Forschungsstelle, in der sie entstanden sind, für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden (siehe Nr. 1.4 der Regeln zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis in der IGF).