IGF-Leitfaden (Stand: Juli 2018)


9. Nachweis der Verwendung der Zuwendung (bZ) und der vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vAW)

9.1 Aufbewahrungspflicht

Die AiF-Forschungsvereinigung bzw. die Forschungseinrichtung ist verpflichtet, alle das IGF-Vorhaben betreffenden Originalbelege (Entgeltbescheinigungen, Rechnungen, Ein- und Auszahlungsbelege, Belege über vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vAW) etc.) bis 5 Jahre nach Vorlage des Schlussnachweises aufzubewahren.

9.2 Begriffe

Bestandteile

Arten

Zahlenmäßiger NachweisSachbericht
(bZ)(vAW)
ZwischennachweisZwischenabrechnungZwischenbericht
(bZ)(vAW)
SchlussnachweisSchlussabrechnungSchlussbericht
(bZ)(vAW)

9.3 Fristen

Von der AiF-Forschungsvereinigung als Erstempfänger sind der AiF vorzulegen:

  • der Zwischennachweis für ein abgelaufenes Haushaltsjahr binnen vier Monaten (bzw. bei Vorhaben mit Zuwendungsbescheiden bis 30.09.2015 binnen drei Monaten) nach Ablauf des Haushaltsjahres, falls der Zuwendungszweck im abgelaufenen Haushaltsjahr noch nicht erfüllt worden ist.

    Ein Zwischenbericht darf mit dem nächst fälligen Sachbericht verbunden werden, wenn der Berichtszeitraum für ein Haushaltsjahr 3 Monate nicht überschreitet.

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    Beispiel 1: Für ein Vorhaben, dessen Laufzeit am 1. November beginnt und nach zwei Jahren am 31. Oktober des übernächsten Jahres endet, ist der erste Sachbericht über einen Zeitraum von 14 Monaten (1. November des ersten Jahres bis 31. Dezember des Folgejahres) zu führen.

    Beispiel 2: Für ein Vorhaben, dessen Laufzeit am 1. Oktober beginnt und nach eineinhalb Jahren am 31. März des übernächsten Jahres endet, ist insgesamt nur ein Sachbericht erforderlich.


  • der Schlussnachweis binnen sechs Monaten (bzw. bei Vorhaben mit Zuwendungsbescheiden bis 30.09.2015 binnen vier Monaten) nach Ende des Bewilligungszeitraums.

Für externe Forschungseinrichtungen als Letztempfänger gelten entsprechend frühere Termine, die im Weiterleitungsvertrag zwischen der AiF-Forschungsvereinigung und der jeweiligen Forschungseinrichtung zu vereinbaren sind.

Bei Nichteinhaltung der Fristen durch die AiF-Forschungsvereinigung als Erstempfänger wird die AiF die in diesem Fall erforderlichen Maßnahmen einleiten.

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  • Zwischennachweis:

    • Versendung eines Mahnschreibens an die AiF-Forschungsvereinigung als Erstempfänger Mitte des auf das Fristende folgenden Monats mit Setzung einer Nachfrist von maximal vier Wochen für die Vorlage des Zwischennachweises und Hinweis auf die Konsequenz bei Verstreichung der Nachfrist.

    • Bei Überschreitung der Nachfrist:

      • Schriftliche Mitteilung an die AiF-Forschungsvereinigung, dass weitere Zahlungen für das jeweilige Vorhaben bis zur Abgabe eines vollständigen Zwischennachweises ausgesetzt sind.
      • Schriftliche Mitteilung an das BMWi über die erfolgte Aussetzung der Auszahlung weiterer Fördermittel.

  • Schlussnachweis:

    • Eine Auszahlung des Restbetrages in Höhe von 5 % der Zuwendung kann erst nach Vorlage des Schlussnachweises und Prüfung der Schlussabrechnung (bZ) durch die IGF-Revision der AiF erfolgen. Von der IGF-Revision der AiF ermittelte Sollzinsen werden – soweit möglich – mit dem noch nicht ausgezahlten Restbetrag verrechnet.

    • Versendung eines Mahnschreibens an die AiF-Forschungsvereinigung als Erstempfänger am Ende des auf das Fristende folgenden Monats nach Ablauf des Bewilligungszeitraums mit Setzung einer Nachfrist von maximal vier Wochen für die Vorlage des Schlussnachweises und Hinweis auf die Konsequenz bei Verstreichung der Nachfrist.

    • Bei Überschreitung der Nachfrist:

      • Schriftliche Mitteilung an die AiF-Forschungsvereinigung, dass die Bewilligung neuer Vorhaben bis zur Abgabe eines vollständigen Schlussnachweises ausgesetzt ist.
      • Schriftliche Mitteilung an das BMWi über die erfolgte Aussetzung der Bewilligung neuer Vorhaben.

    • Nach Aufforderung durch das BMWi Prüfung eines Widerrufs des Zuwendungsbescheides und einer Erstattung der Gesamtzuwendung.

    • Schriftliche Anhörung der AiF-Forschungsvereinigung, bevor ein Widerruf des Zuwendungsbescheides durch das BMWi eingeleitet wird.

    • Schriftliche Unterrichtung des BMWi über das Ergebnis der Anhörung.

9.4 Unterlagen für den Nachweis

Grundsätzlich sind (in doppelter Ausfertigung) der AiF vorzulegen:

  • je beteiligter Forschungseinrichtung ein zahlenmäßiger Nachweis (bZ) über die Verwendung der Zuwendung einschließlich Belegliste;
  • ein zahlenmäßiger Nachweis (vAW) über die vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vAW) einschließlich Beleglisten, wobei für die AiF-Forschungsvereinigung und die beteiligten Forschungseinrichtungen getrennte Beleglisten zu erstellen sind;
  • ein Sachbericht mit Titelblatt und Unterschrift des Projektleiters (Sachberichte sind in einfacher Ausfertigung digital zu übermitteln).

Zusätzlich sind – sofern zutreffend – (in doppelter Ausfertigung) der AiF vorzulegen:

  • eine (formlose) Begründung für den Bestand und Erläuterung zu dessen weiterer Verwendung, wenn bei einer Zwischenabrechnung (bZ) ein Bestand zum Jahresende ausgewiesen wird;
  • ein Nachweis bei Weiterleitung der Zuwendung, wenn die AiF Fördermittel zunächst auf das Bankkonto der AiF-Forschungsvereinigung auszahlt, die diese anschließend auf das Bankkonto der Forschungseinrichtung weiterleitet.

Für den Nachweis der Verwendung der Zuwendung (bZ) und der vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vAW) sind die von der AiF bereitgestellten Vordrucke zu verwenden. Belege sind der AiF ausschließlich auf Anforderung vorzulegen. Dies erfolgt insbesondere dann, wenn das IGF-Vorhaben in die Stichprobe für eine vertiefte Prüfung fällt.

In den Fördervarianten CORNET und PLUS bestehen Besonderheiten.

9.5 Zahlenmäßiger Nachweis (bZ)

9.5.1 Personalausgaben (Einzelansätze A.1 bis A.4)

Als aus der Zuwendung finanzierungsfähige Personalausgaben werden im zahlenmäßigen Nachweis (bZ) die im Bewilligungszeitraum verursachten und bei der Durchführung des bewilligten Vorhabens tatsächlich entstandenen Ausgaben für die am Vorhaben beteiligten Mitarbeiter/innen entsprechend den nachfolgenden Regelungen anerkannt.

Es sind grundsätzlich die laut Arbeitsvertrag tatsächlich gezahlten IGF-Bruttoentgelte aus den Einzelansätzen A.1 bis A.3 finanzierungsfähig. Hierzu zählen nicht die Ausgaben für Bruttoentgelte, die mit der Pauschale für Personalausgaben oder der Pauschale für Sonstige Ausgaben abgegolten sind. Die aus den Einzelansätzen A.1 bis A.3 finanzierungsfähigen Bruttoentgelte sind in der Höhe begrenzt.

Nicht zuwendungsfähig sind

  • Personalausgaben für Mitarbeiter/innen ohne Arbeitsvertrag mit der Forschungseinrichtung,

  • Personalausgaben, soweit sie durch öffentliche Haushalte gedeckt sind,

  • zusätzliche Vergütungen für Mitarbeiter/innen, die bereits aus anderen Mitteln eine Vergütung erhalten,

  • Vergütungen für Institutsleiter/innen und sonstige geschäftsführende Bedienstete,

  • Ausgaben für Verpflichtungen aus dem Arbeitsverhältnis, die über den Bewilligungszeitraum hinausgehen.

Soweit nicht anders gefordert sind die von der AiF bereitgestellten Vordrucke Sammelbeleg für Personalausgaben und Beleg über Beschäftigungszeiten als Beleg der Personalausgaben zu verwenden.

Für die Abgeltung von Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld bzw. Jahressonderzahlung wird insgesamt eine Pauschale für Personalausgaben (Einzelansatz A.4) als aus der Zuwendung finanzierungsfähig anerkannt. Die Pauschale wird prozentual ermittelt und ist in der Höhe begrenzt.

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  • Der Prozentsatz zur Berechnung der Pauschale für Personalausgaben ergibt sich aus dem Zuwendungsbescheid. Dieser Prozentsatz bleibt über den gesamten Bewilligungszeitraum des Vorhabens unverändert.

  • Die Bemessungsgrundlage ist die Summe der aus der Zuwendung finanzierungsfähigen Personalausgaben in den Einzelansätzen A.1 bis A.3.

  • Das Produkt aus Prozentsatz und Bemessungsgrundlage darf maximal bis zur Höhe des im gültigen Einzelfinanzierungsplan genannten Einzelansatzes A.4 abgerechnet werden.

Von einem Einzelnachweis über die Verwendung des pauschalierten Betrages wird abgesehen. Der Abrechnungsmodus zur Pauschale für Personalausgaben (z.B. jährlich, quartalsweise, monatlich) ist nicht festgelegt.

Für Einrichtungen der Fraunhofer-Gesellschaft gilt eine Sonderregelung.

9.5.2 Ausgaben für Gerätebeschaffung (Einzelansatz B.)

Im Einzelansatz Ausgaben für Gerätebeschaffung werden alle notwendigen Ausgaben für Gegenstände (Geräte) als aus der Zuwendung finanzierungsfähig anerkannt, die im jeweils gültigen Einzelfinanzierungsplan aufgeführt sind. Rabatte, Skonti und/oder sonstige Nachlässe sind auszunutzen .

Bei der Beschaffung ist die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) bzw. (für Vorhaben, deren Zuwendungsbescheid bis zum 12.06.2018 erlassen wurde) Abschnitt 1 des Teils A der Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) zu beachten.

[Details ein-/ausblenden]

Die Verpflichtung zur Anwendung der UVgO gilt nicht für folgende Vorschriften:

  • §22 zur Aufteilung nach Losen,
  • §28 Absatz 1 Satz 3 zur Veröffentlichung von Auftragsbekanntmachungen,
  • §30 zur Vergabebekanntmachung
  • §38 Absatz 2 bis 4 zu Form und Übermittlung der Teilnahmeanträge und Angebote,
  • §44 zu ungewöhnlich niedrigen Angeboten,
  • §46 zur Unterrichtung der Bewerber und Bieter.

Verpflichtungen des Zuwendungsempfängers als Auftraggeber gemäß Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bleiben unberührt.

Sofern es sich um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung handelt, die nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebs und der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers dienen, kann der Auftrag nach § 8 Abs. 4 Nr. 6 UVgO im Wege der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bzw. nach § 3 Abs. 5 Buchst. c) VOL/A freihändig vergeben werden. Dies bedeutet, dass mehrere — grundsätzlich mindestens drei — Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen. Das Angebot aus der Antragsphase genügt nicht, kann aber – ggf. aktualisiert – Bestandteil der Angebotsauswahl sein.

Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu dokumentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden (siehe Muster). 

Nicht zuwendungsfähig sind Ausgaben für

  • Gegenstände, die der Grundausstattung der Forschungseinrichtung zuzurechnen sind,

  • Instandhaltung,

  • Instandsetzung, Reparatur,

  • Versicherung.

Zum Beleg der Ausgaben für Gerätebeschaffung werden im Fall einer vertieften Prüfung die Originalbelege und die Dokumentation nach § 6 UVgO bzw. § 20 VOL/A angefordert. 


Bei einem einer Forschungseinrichtung bewilligten Großgerät ab 50.000 € (einschließlich Umsatzsteuer) muss der Erstempfänger gemäß Auflage im Zuwendungsbescheid zwei Monate vor Ende des Bewilligungszeitraums konkret erläutern, wie das aus der Zuwendung beschaffte Großgerät nach Ende des Bewilligungszeitraumes für Zwecke der IGF weiterverwendet werden soll. Diese Erläuterung ist dem BMWi über die AiF zuzuleiten.

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Bei einer Weiterverwendung in einem aus Haushaltsmitteln des BMWi geförderten Vorhaben der IGF ist hierbei die jeweilige Vorhaben-Nummer laut Zuwendungsbescheid anzugeben.

Werden die Gegenstände in eigenfinanzierten Forschungsvorhaben weiterverwendet, welche die Kriterien der IGF erfüllen, ist die Zweckbestimmung IGF ebenfalls gegeben, wenn alle Kriterien der Definition für die IGF erfüllt sind. In diesen Fällen ist in der Erläuterung zur Weiterverwendung des Großgeräts zu jedem einzelnen Kriterium Stellung zu nehmen.

Wenn für ein IGF-Vorhaben ein Großgerät beantragt und bewilligt wurde, ist das Hinweisblatt Weiterverwendung von Großgeräten zu beachten. Dieses Hinweisblatt enthält auch ein Berechnungsbeispiel für die Restwertermittlung von Geräten.


Ist die Weiterverwendung eines Gerätes über 2.500 € Beschaffungswert (einschließlich Umsatzsteuer) durch den Letztempfänger innerhalb der Bindungsfrist von fünf Jahren seit der Beschaffung nicht möglich, so ist dieser Gegenstand

  • einer anderen Forschungseinrichtung für Zwecke der Gemeinschaftsforschung zu überlassen

  • zu veräußern

oder

  • es ist dessen Restwert abzugelten.

Der Erstempfänger hat dazu, einschließlich zum Verbleib eines eventuellen Veräußerungserlöses, über die AiF eine Entscheidung des BMWi herbeizuführen.

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Bei Überlassung der Gegenstände an eine andere Forschungseinrichtung ist wie bei eigener Weiterverwendung die Zweckbestimmung IGF zu belegen. Die zur Weiterverwendung eines Großgeräts aufgeführten Hinweise gelten daher entsprechend.

Der Restwert ist taggenau entsprechend der linearen Abschreibung auf Basis einer Gesamtnutzungsdauer gemäß Absetzung für Abnutzung (AfA) zu ermitteln. Im Falle einer Restwertabgeltung ist dieser nach Nr. 8.5 AN-Best-P grundsätzlich mit dem ersten Tag nach Ende des Bewilligungszeitraums nach den Bestimmungen im Zuwendungsbescheid zu verzinsen. Werden die Gegenstände nach Ende des Bewilligungszeitraums in einem anderen Forschungsvorhaben für Zwecke der IGF weiterverwendet und endet die zweckbestimmte Verwendung vor Ablauf von fünf Jahren seit der Beschaffung, so ist der dann maßgebliche Restwert mit Beginn der nicht mehr zweckbestimmten Verwendung nach den Bestimmungen im Zuwendungsbescheid zu verzinsen.


Über die zweckgebundene Verwendung hinaus dürfen die Gegenstände innerhalb des Bewilligungszeitraums und während einer zulässigen Weiterverwendung zusätzlich für andere Tätigkeiten verwendet werden, sofern die Voraussetzungen aus Randnummer 20 des FuEuI-Unionsrahmens (Mitteilung der Kommission zum Unionsrahmen für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation (Abl. C 198 vom 27.6.2014, S.1)) erfüllt werden. D.h. die wirtschaftliche Tätigkeit darf nicht mehr als 20 % der jährlichen Gesamtkapazität betragen (Nachweis durch Trennungsrechnung).

Alle aus der Zuwendung beschafften Gegenstände, deren Anschaffungswert 410 € (ohne Umsatzsteuer) übersteigt, sind zu inventarisieren. Über Gegenstände mit einem Beschaffungswert bis zu 2.500 € (einschließlich Umsatzsteuer) können die Letztempfänger nach Ende des Bewilligungszeitraums frei verfügen.

9.5.3 Ausgaben für Leistungen Dritter (Einzelansatz C.)

In diesem Einzelansatz werden alle notwendigen Ausgaben für Leistungen Dritter als aus der Zuwendung finanzierungsfähig anerkannt, die im jeweils gültigen Einzelfinanzierungsplan aufgeführt sind. Rabatte, Skonti und/oder sonstige Nachlässe sind auszunutzen.

Bei der Beschaffung ist die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) bzw. (für Vorhaben, deren Zuwendungsbescheid bis zum 12.06.2018 erlassen wurde) Abschnitt 1 des Teils A der Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) zu beachten.

[Details ein-/ausblenden]

Die Verpflichtung zur Anwendung der UVgO gilt nicht für folgende Vorschriften:

  • §22 zur Aufteilung nach Losen,
  • §28 Absatz 1 Satz 3 zur Veröffentlichung von Auftragsbekanntmachungen,
  • §30 zur Vergabebekanntmachung
  • §38 Absatz 2 bis 4 zu Form und Übermittlung der Teilnahmeanträge und Angebote,
  • §44 zu ungewöhnlich niedrigen Angeboten,
  • §46 zur Unterrichtung der Bewerber und Bieter.

Verpflichtungen des Zuwendungsempfängers als Auftraggeber gemäß Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bleiben unberührt.

Sofern es sich um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung handelt, die nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebs und der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers dienen, kann der Auftrag nach § 8 Abs. 4 Nr. 6 UVgO im Wege der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bzw. nach § 3 Abs. 5 Buchst. c) VOL/A freihändig vergeben werden. Dies bedeutet, dass mehrere — grundsätzlich mindestens drei — Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen. Das Angebot aus der Antragsphase genügt nicht, kann aber – ggf. aktualisiert – Bestandteil der Angebotsauswahl sein.

Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu dokumentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden (siehe Muster). 

Zum Beleg der Ausgaben für Leistungen Dritter werden im Fall einer vertieften Prüfung die Originalbelege, der Vertrag und die Dokumentation nach § 6 UVgO bzw. § 20 VOL/A angefordert. Rechnungsbelege können hilfsweise als Verträge anerkannt werden, wenn aus ihnen hervorgeht, dass ein Auftragsverhältnis über die bewilligten Leistungen Dritter tatsächlich zustande gekommen ist.

9.5.4 Pauschale für Sonstige Ausgaben (Einzelansatz D.)

Für Sonstige Ausgaben wird eine Pauschale als aus der Zuwendung finanzierungsfähig anerkannt. Die Pauschale wird prozentual ermittelt und ist in der Höhe begrenzt.

[Details ein-/ausblenden]

  • Der Prozentsatz beträgt derzeit 20 % und bleibt über den gesamten Bewilligungszeitraum des Vorhabens unverändert.

  • Die Bemessungsgrundlage ist die Summe der aus der Zuwendung finanzierungsfähigen Personalausgaben in den Einzelansätzen A.1 bis A.4 und der aus der Zuwendung finanzierungsfähigen Geräteausgaben im Einzelansatz B (soweit die Geräteausgaben den Gesamtbetrag von 50.000 € nicht übersteigen).

  • Das Produkt aus Bemessungsgrundlage und Prozentsatz darf maximal bis zur Höhe des im gültigen Einzelfinanzierungsplan genannten Einzelansatzes D abgerechnet werden.

Damit sind alle weiteren projektbezogenen Ausgaben abgegolten.

Die Pauschale muss der Forschungseinrichtung in vollem Umfang zu Gute kommen. Von einem Einzelnachweis der Verwendung des pauschalierten Betrages wird abgesehen. Der Abrechnungsmodus zur Pauschale für Sonstige Ausgaben (z.B. jährlich, quartalsweise, monatlich) ist nicht festgelegt.

9.6 Zahlenmäßiger Nachweis (vAW)

Im zahlenmäßigen Nachweis (vAW) sind von der AiF-Forschungsvereinigung als Erstempfänger die tatsächlichen vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vAW) aufzuführen. Dabei können auch vAW berücksichtigt werden, die ursprünglich nicht geplant und daher im Gesamtfinanzierungsplan und den Erläuterungen zum Gesamtfinanzierungsplan nicht genannt sind. Es ist für die Anerkennung von vAW nicht relevant, ob die leistende Stelle der Wirtschaft Mitglied im Projektbegleitenden Ausschuss ist.

Grundsätzlich müssen vAW in einem angemessenen Umfang erbracht werden. Daher sind mit der Schlussabrechnung (vAW) erhebliche Abweichungen von der ursprünglichen Planung zu begründen. Als erheblich wird eine Unterschreitung von mehr als 30 % betrachtet.

Für die einzelnen vAW-Positionen gelten die nachstehend unter Details dargestellten Besonderheiten:

  • Vorhabenbezogene Geldleistungen (Position GL)

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    Als vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vAW) anerkannt werden Geldleistungen der Wirtschaft, soweit sie vorhabenbezogen für

    • Personalausgaben (z.B. Entgelte oberhalb der Höchstsätze für Personalausgaben),
    • Ausgaben für Gerätebeschaffung über 2.500 € (einschließlich Umsatzsteuer),
    • Ausgaben für Leistungen Dritter

    eingesetzt wurden.

    Zum Beleg der vorhabenbezogenen Geldleistungen werden im Fall einer vertieften Prüfung als Nachweis der Herkunft Bankbelege angefordert, aus denen eindeutig der Bezug zum jeweiligen IGF-Vorhaben, die Höhe des Betrages sowie Angaben zum Spender ersichtlich sein müssen. Zum Nachweis der Verwendung der Geldleistungen gelten die Ausführungen zum zahlenmäßigen Nachweis (bZ) entsprechend.

  • Vorhabenbezogene Sachleistungen (Position SL)

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    Als vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vAW)  anerkannt werden

    • die unentgeltliche Bereitstellung von Material,
    • die Schenkung von Geräten,
    • die befristete, unentgeltliche Überlassung von Geräten zur Nutzung in der Forschungseinrichtung,
    • ein in einer Rechnung ausgewiesener Rabatt.

    Nicht berücksichtigt werden Einzelbelege unter 100 €.

    Als Beleg ist idealerweise der hierfür von der AiF zur Verfügung gestellte Vordruck zu verwenden.

  • Vorhabenbezogene Dienstleistungen (Position DL)

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    Als vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vAW)  anerkannt werden

    • die unentgeltliche Überlassung von Personal im Unternehmen (pauschal bewertet mit 90 € pro Stunde),
    • die unentgeltliche Überlassung von Personal in der Forschungseinrichtung (pauschal bewertet mit 1.000 € pro Tag),
    • die unentgeltliche Erbringung von Leistungen Dritter.

    Nicht berücksichtigt werden Einzelbelege unter 100 €.

    Als Beleg ist idealerweise der hierfür von der AiF zur Verfügung gestellte Vordruck zu verwenden.

  • Aufwendungen für die Bereitstellung von Versuchsanlagen und Geräten im Unternehmen (Position BV)

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    Als vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft (vAW)  anerkannt wird die befristete, unentgeltliche Überlassung von nicht mit öffentlichen Mitteln beschafften Versuchsanlagen bzw. Geräten zur vorhabenbezogenen Nutzung im Unternehmen.

    Nicht berücksichtigt werden Einzelbelege unter 100 €.

    Als Beleg ist idealerweise der hierfür von der AiF zur Verfügung gestellte Vordruck zu verwenden.

  • Aufwendungen der Wirtschaft für den Projektbegleitenden Ausschuss (Position AP)

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    Als vorhabenbezogene Aufwendungen der Wirtschaft (vAW)  anerkannt werden die Aufwendungen der Wirtschaft für ihre Teilnahme an Sitzungen des Projektbegleitenden Ausschusses:

    • bei persönlicher Teilnahme pauschal bewertet mit 1.000 € pro Sitzung,
    • bei fernmündlicher Teilnahme (Telefon-oder Videokonferenz) pauschal bewertet mit 90 € pro angefangener Stunde,

    jeweils je vertretenem Unternehmen / Verband / Forschungsvereinigung, ggf. gleichmäßig verteilt auf die in der Sitzung behandelten, laufenden IGF-Vorhaben.

    Nicht berücksichtigt wird die Teilnahme von Angehörigen des öffentlichen Dienstes sowie von Angehörigen der durchführenden Forschungseinrichtung(en).

    Zum Beleg der Teilnahme an einer Sitzung des Projektbegleitenden Ausschusses ist neben der individuellen Tagesordnung mit Angabe der Vorhabennummer laut Zuwendungsbescheid die Teilnehmerliste für den Fall einer vertieften Prüfung bereitzuhalten. Dazu ist der von der AiF zur Verfügung gestellte Vordruck Teilnehmerliste zu verwenden.

9.7 Sachbericht

Im Sachbericht sind die Verwendung der Zuwendung sowie das durch die Förderung erzielte Ergebnis im Einzelnen darzustellen und den vorgegebenen Zielen gegenüberzustellen. Dabei ist auf die wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen Nachweises einzugehen, d.h. auf den Einsatz von wissenschaftlich-technischem Personal, Geräten mit einem Beschaffungswert über 2.500 € (einschließlich Umsatzsteuer) und Leistungen Dritter. Ferner ist die Notwendigkeit und Angemessenheit der geleisteten Arbeit zu erläutern.

Im Sachbericht ist darüber hinaus in einem fortgeschriebenen und ggf. ergänzten bzw. geänderten Plan zum Ergebnistransfer in die Wirtschaft darzulegen, welche der geplanten Transfermaßnahmen im bisherigen Verlauf dieses Projektes bereits durchgeführt wurden und ggf. im weiteren Verlauf sowie nach Projektende noch durchgeführt werden sollen.

Die Sachberichte sind mit einem Titelblatt zu versehen. Dazu sind die von der AiF zur Verfügung gestellten Vordrucke zu verwenden.

Die je nach Art des Sachberichts geltenden Besonderheiten sind nachstehend unter Details dargestellt:

  • Zwischenbericht

    [Details ein-/ausblenden]

     

    Der Zwischenbericht soll maximal 8 Seiten umfassen. Es ist wichtig, dass es sich um einen – auch für den Nichtfachmann – leicht verständlichen und gut lesbaren Text in deutscher Sprache handelt, der trotz der knappen Darstellungsweise die vorgenannten Anforderungen an einen Sachbericht erfüllt.

    Die für den Zwischenbericht zu verwendende Gliederung ist vorgegeben.

    Wird ein Vorhaben von mehreren Forschungseinrichtungen durchgeführt, so ist sowohl die Erstellung eines gemeinsamen Zwischenberichtes als auch die Anfertigung getrennter Berichte der einzelnen Forschungseinrichtungen zulässig.

  • Schlussbericht

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    Der Schlussbericht muss neben den vorgenannten Anforderungen an einen Sachbericht insbesondere enthalten:

    • Darstellung des wissenschaftlich-technischen und wirtschaftlichen Nutzens der erzielten Ergebnisse insbesondere für KMU sowie ihres innovativen Beitrags und ihrer industriellen Anwendungsmöglichkeiten;

    • Zusammenstellung aller Arbeiten, die im Zusammenhang mit dem Vorhaben veröffentlicht wurden oder in Kürze veröffentlicht werden sollen (im Plan zum Ergebnistransfer in die Wirtschaft);

    • Einschätzung zur Realisierbarkeit des vorgeschlagenen und aktualisierten Transferkonzepts (im Plan zum Ergebnistransfer in die Wirtschaft);

    Der Schlussbericht muss von dem für die Durchführung des Forschungsvorhabens verantwortlichen Projektleiter unterschrieben werden. Bei mehreren beteiligten Forschungseinrichtungen sind die Unterschriften aller beteiligten Projektleiter erforderlich.

    Verzögert sich die Abgabe des Schlussberichts aus triftigem Grund, muss von der Forschungsvereinigung ein Antrag auf Verlängerung der Frist zur Abgabe des Schlussberichts gestellt werden. Es ist jedoch zu beachten, dass ein Schlussnachweis ohne Schlussbericht unvollständig ist und eine Auszahlung des Restbetrages in Höhe von 5 % der Zuwendung erst erfolgen kann, wenn der AiF der vollständige Schlussnachweis vorliegt und der Anspruch auf Auszahlung des Restbetrages von der IGF-Revision der AiF festgestellt wurde.

9.8 Prüfung der Nachweise

Die IGF-Revision der AiF hat regelmäßig in einem ersten Schritt festzustellen, ob nach den Angaben im Nachweis Anhaltspunkte für die Geltendmachung eines Erstattungsanspruchs gegeben sind (kursorische Prüfung).

In einem zweiten Schritt, der auf Stichproben beschränkt werden kann, sind die Nachweise vertieft zu prüfen. Im Rahmen der vertieften Prüfung ist zu prüfen, ob

  • der Zwischen- oder Schlussnachweis den im Zuwendungsbescheid (einschließlich der Nebenbestimmungen) festgelegten Anforderungen entspricht,

  • die Zuwendung nach den Angaben im Zwischen- oder Schlussnachweis und gegebenenfalls den Belegen und Verträgen über die Vergabe von Aufträgen zweckentsprechend verwendet worden ist

Die Prüfung kann nach Aktenlage und/oder im Rahmen einer örtlichen Prüfung beim Zuwendungsempfänger erfolgen.

Die IGF-Revision der AiF erstellt über jedes geförderte Forschungsvorhaben einen abschließenden Prüfbericht, der dem BMWi zusammen mit den Nachweisen vorzulegen ist.


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